La facture électronique

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Par le passé, l’occasion nous a été donnée d’évoquer ici la lutte anti-blanchiment, la signature électronique, le fichier des écritures comptables, la dématérialisation des travaux. Dans la continuité, se profile maintenant l’arrivée de la facture électronique.

Le calendrier aujourd’hui fixé prévoit un déploiement obligatoire entre assujettis à la TVA à partir de juillet 2024 par les plus grandes entreprises pour concerner toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2026.

Qu’est-ce que la facture électronique ?

Lorsque nous l’évoquions, nous soulignions que la signature électronique, sécurisée dans les conditions prévues par le Code civil, n’avait strictement rien à voir avec l’image scannée d’une signature manuscrite utilisée en mode copier / coller et dénuée de valeur.

Le parallèle avec la facture électronique est direct : la facture électronique n’est pas un simple fichier au format PDF (portable document format) natif et encore moins l’image scannée d’une facture préalablement imprimée sur support papier.

La facture électronique est fondamentalement un fichier structuré conformément à des normes officielles et comportant toutes les données de facturation.

Mais comme un fichier de données « brutes » ne peut être directement interprété par l’œil humain, sont apparus des formats de fichier « hybrides », qui d’une part contiennent toutes les données structurées requises pour un traitement automatique, mais ont également et d’autre part une présentation visuelle accessible à la lecture humaine directe. C’est le cas notamment du format PDF/A3 qui tend à être substitué par le format Factur-X.

Quelles circulations de fichiers ?

Dans le schéma prévu, chaque entreprise s’attachera les services d’un prestataire qui aura pour rôle d’une part de prendre en charge les factures électroniques émises pour les acheminer jusqu’aux clients destinataires, et d’autre part d’assurer la réception des factures électroniques adressées à l’entreprise par ses fournisseurs.

L’on peut établir un parallèle rapide avec un opérateur téléphonique chargé d’acheminer, aussi bien en émission qu’en réception, les messages vocaux de ses clients : des prestataires différents peuvent interagir pour autant que les messages échangés soient normés.

Ce qui pourrait n’être, comme une conversation téléphonique, qu’une modalité particulière d’échange de messages « facture » entre personnes privées prend une tout autre dimension dès lors que, suivant une répartition des rôles qui est encore en train de se préciser, les acteurs publics seront positionnés au centre du dispositif, soit comme destinataires en copie, soit même comme plateforme d’échange de l’ensemble des messages : c’est l’objet du « portail public de facturation », auquel sera également reliée l’administration fiscale.

Qui est concerné ?

Initialement, seules devraient obligatoirement être émises au format électronique les factures entre assujettis à la TVA. C’est la raison pour laquelle, en préparation de l’échéance qui se rapproche, la mention du numéro de TVA intracommunautaire du client fait partie des informations obligatoires à porter sur une facture, et non plus seulement le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur.

C’est manifestement cet identifiant, au sens informatique du terme, qui permettra de rattacher la facture électronique aussi bien au fournisseur émetteur qu’au client destinataire.

Mais au-delà de l’ « e-invoicing » relatif à des opérations B to B (business to business), se met également en place l’ « e-reporting », à savoir la transmission obligatoire d’informations par les entreprises qui exercent en mode B to C (business to consumer), à savoir les détaillants, mais aussi la transmission des données de paiement par les prestataires de services.

Selon le calendrier aujourd’hui prévu et sauf nouveau report, à partir du 1er juillet 2024, seules les plus grandes entreprises auront l’obligation d’émettre leurs factures sous un format électronique.

Mais d’une part le répit pour les autres sera de courte durée et d’autre part, cela signifie surtout qu’à partir du 1er juillet 2024, toute entreprise cliente d’une grande entreprise devra être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques. Ce qui revient à dire, en pratique, que dès le 1er juillet 2024, toute entreprise devra être équipée…

Le lien avec l’environnement digital de l’entreprise.

Le déploiement de la facture électronique doit évidemment se comprendre en lien avec les autres dispositifs évoqués antérieurement.

En fond de tableau, la DSN (déclaration sociale nominative) a préparé l’instauration en 2018 du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu et permet entre autres de préremplir la déclaration annuelle de revenus. Ceci concerne notamment 25 millions de salariés.

La convention de Varsovie du 16 mai 2005, « relative au blanchiment, au dépistage, à la saisie et à la confiscation des produits du crime et du financement du terrorisme », a servi de fondement à un système structuré de signalement par un grand nombre de professions d’opérations excédant notablement le périmètre initialement prévu.

Depuis 2014, a été rendu obligatoire le fichier des écritures comptables (FEC), dont une version provisoire verrouillant les écritures antérieures devrait légalement pouvoir être présentée au soutien de la plupart des déclarations fiscales produites par les entreprises.

Les logiciels de caisse utilisés par le commerce de détail doivent aujourd’hui faire l’objet d’une certification.

Désormais, l’e-invoicing et l’e-reporting devraient pouvoir alimenter « semi-automatiquement » les logiciels comptables, dont les écritures seront interceptées dans la boucle de fabrication des FEC précités, le tout sous le contrôle permanent des pouvoirs publics.

Nous sommes donc bien en présence d’un modèle assez complet de surveillance étroite de toutes les activités économiques.

À certains égards, l’intention est louable et la communication institutionnelle ne tarit guère d’éloges sur les mérites attendus du dispositif en matière de gains de productivité et d’efficacité administrative.

Des inquiétudes nombreuses qui restent à dissiper.

En pratique, cependant, le fonctionnement harmonieux de cet arsenal pourrait n’être pas immédiat. Sur le terrain et alors que tout n’est pas déployé, les incidents chronophages sont déjà très fréquents. Erreurs de conception critiques, anomalies et autres imprévus laissent souvent, bien malgré lui, l’utilisateur final en position de bêta-testeur démuni, alors même qu’il se trouve harcelé d’injonctions comminatoires émises automatiquement sans recours possible : le dispositif de sanctions précède volontiers la prudente validation des systèmes.

À tous les plans, la situation est suffisamment préoccupante pour que, dans son rapport d’activité 2021, publié sous le titre Dématérialisation : des risques qui concernent tout le monde, la Défenseure des Droits souligne l’impérieuse nécessité d’un « maintien systématique d’un accès alternatif [à l’accès numérique] et la possibilité d’un accompagnement suffisamment proche, compétent et disponible ».

Vue du côté de l’entreprise, la marche pourrait également être haute pour trouver une organisation matérielle apte à satisfaire toutes les exigences. Certains ont déjà alerté contre un possible « risque industriel » majeur.

Mais, comme le veut l’adage, la peur n’évite pas le danger. Ceci doit inciter chacun à travailler dès à présent à mettre toutes les chances de son côté pour préparer méthodiquement une échéance qui s’annonce particulièrement délicate.

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