La facture électronique : où en est-on ?

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Récentes annonces sur le décalage du calendrier de déploiement, piqure de rappel de ce que sera la facturation électronique,
ses avantages espérés et les points de vigilance à avoir pour bien se préparer : voici un tour d’horizon complet sur ce nouvel outil
qui va impacter toutes les entreprises, grandes comme petites.

Nous évoquions l’an dernier dans ces colonnes le projet de facturation électronique obligatoire, dont le déploiement devait débuter le 1er juillet 2024 par les plus grandes entreprises pour concerner toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2026.

Au fil des mois, il devenait manifeste que ce calendrier, déjà décalé par rapport au calendrier initial, ne pourrait être respecté. Un communiqué de presse émis par la Direction générale des finances publiques le 28 juillet dernier a officiellement indiqué qu’un nouveau calendrier serait défini dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.

Dans la mesure où les deux projets reposent fondamentalement sur une fonction d’annuaire central national des acteurs de la vie économique, le lien avec les difficultés rencontrées dans le déploiement du Registre national des entreprises et du guichet unique est tentant.

L’illustration ayant ainsi été apportée des déconvenues induites par une conduite de projet informatique mal assurée, la première conséquence à tirer de la situation consiste sans doute à mettre à profit le délai supplémentaire pour mieux se préparer à intégrer la facturation électronique à sa propre organisation. La tâche est loin d’être négligeable !

Rappels

La facturation électronique n’est pas seulement un projet national. Elle s’inscrit dans un mouvement international beaucoup plus vaste auquel sont parties prenantes de nombreux pays au-delà même des frontières européennes. Même reportée, elle sera bien déployée comme elle l’a déjà été ailleurs, par exemple en Italie.

La facture électronique doit se comprendre comme un « message facture » digital, normalisé et authentifié par une signature électronique valide. À une date qui reste à préciser, ce message se substituera obligatoirement à toutes les formes de factures actuelles (courrier postal, mail, exploration des sites internet commerciaux…).

La collecte et la distribution des factures électroniques seront assurées par des opérateurs privés agréés par les services gouvernementaux sur la base d’un cahier des charges particulièrement exigeant : ce sont les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

L’ensemble des transactions sera stocké dans une base de données centrale : le portail public de facturation (PPF). Le PPF incorporera également une fonction d’annuaire central – et donc de base de données d’adressage – permettant la circulation des messages.

Les entreprises non soumises à une obligation de facturation (commerces de détail, en particulier) se verront imposer de nouvelles obligations déclaratives à « haute fréquence » : les recettes de caisse, notamment, devraient se déclarer par décades : là où l’e-invoicing (facturation électronique stricto sensu) ne s’appliquera pas ou sera défaillant,
l’e-reporting (déclarations périodiques électroniques) le remplacera.

Malentendus à éviter

Les outils prévus sont en cours de conception, de sorte que la compréhension du projet impose encore aujourd’hui un petit effort d’abstraction. Pour autant, certaines erreurs peuvent d’ores et déjà être évitées.

La première erreur majeure consiste à assimiler facture émise en PDF et facture électronique.

Même si un des formats accepté du « message facture », le format FACTUR-X, pourrait pour partie y ressembler, le format PDF (Portable Document Format), couramment utilisé en bureautique, est voué à une obsolescence rapide en matière de facturation : l’envoi d’une facture en PDF en pièce attachée à un mail n’est pas et ne sera pas une facturation électronique au sens du nouveau dispositif.

La seconde erreur majeure consiste à penser que l’on ne sera pas concerné pour diverses raisons.

En réalité, tout assujetti à la TVA, même le plus modeste, est client de fournisseurs qui seront astreints à l’obligation d’émettre des factures électroniques. Il faudra donc bien s’organiser pour réceptionner ces factures et les traiter.

En sens inverse, tout assujetti émettant même un petit nombre de factures à destination d’autres assujettis devra emprunter le canal de l’e-invoicing.

Et comme précédemment indiqué, les assujettis à la TVA non soumis à l’obligation d’e-invoicing seront soumis à l’obligation d’e-reporting.

En ajoutant, au surplus, que les avantages procurés par le système – après une phase de déploiement sans doute un peu chaotique – devraient rapidement apparaître, il est vain d’espérer échapper au nouveau dispositif.

Avantages escomptés

L’un des objectifs non dissimulé par les autorités gouvernementales consiste à mieux sécuriser la collecte de la TVA. À l’échelle européenne, la fraude à la TVA est estimée à environ 300 milliards d’euros par an : l’enjeu est donc élevé !

À l’échelle individuelle, celle notamment de l’entreprise petite ou moyenne, les avantages attendus de ce système sont loin d’être négligeables. L’on peut citer, parmi les plus immédiats,

– La fin des factures qui ne parviennent que de manière difficile ou irrégulière à leur destinataire ;

– La fin de la fastidieuse « pêche » aux factures sur les sites internet commerciaux imposée en mode « pull » par des fournisseurs qui s’échinent à dissuader leurs clients de réclamer leur acheminement en mode « push » (courrier postal ou mail personnalisé) ;

– La fin de l’exercice non moins fastidieux consistant, pour l’entreprise, à collecter et mettre en forme ses pièces comptables pour les acheminer, physiquement ou sous forme digitalisée, à son service comptable interne ou externe (cabinet d’expertise-comptable).

Une fois le système déployé et opérationnel, une facture n’aura d’existence que si elle est dans le système, sous forme de message électronique. Tout intéressé pourra y accéder directement.

Partant, de nombreuses manipulations administratives sans grande valeur ajoutée disparaissent avec les incidents qui leur sont associés :

– Muni des mandats et des droits d’accès appropriés, le service comptable récupère automatiquement pour traitement les factures concernant l’entreprise (en réception ou en émission) dans le système ;

– Les paiements peuvent être ordonnés à l’échéance convenue dès la réception et l’approbation par le client de la facture émise par son fournisseur.

Les changements à anticiper dans l’organisation administrative et comptable de l’entreprise sont ainsi très profonds, avec la disparition inéluctable de certaines tâches et l’apparition de processus nouveaux (contrôles, enrichissement des données brutes…).

Se préparer

Ces changements sont à préparer et peuvent l’être dès à présent :

– Détermination du régime qui sera applicable à son entreprise : e-reporting ? e-invoicing ?

– Analyse de son chiffre d’affaires et de sa clientèle : certaines ventes feront l’objet d’une facture électronique, alors que d’autres relèveront de l’e-reporting

– Modalités actuelles d’établissement des factures ? Intérêt de passer à une facturation déléguée ? Situation et perspectives des logiciels utilisés pour la facturation ? Organisation du recouvrement ?

– Analyse du flux actuel des factures fournisseurs ? Modalités de réception et de traitement ? Organisation des paiements ? Intérêt d’envisager une gestion déléguée du poste fournisseurs ?

– Collecte et enregistrement des données manquantes (exemple : identifiant TVA intracommunautaire des clients) ? Archivage des données ?

Plus que jamais en matière d’informatique, la bonne solution ne consiste pas à copier sans réflexion celle du voisin ! Il appartient à chaque organisation d’élaborer sa propre voie.

Pour servir de guide dans la réflexion, il convient de se référer au « Dossier de spécifications externes de la facturation électronique », mis à jour environ chaque semestre par l’Agence pour l’informatique financière de l’État, et plus particulièrement aux différents « cas d’usage » qui sont étudiés, à savoir les situations particulières qui peuvent être rencontrées par les entreprises.

À la date de rédaction de ces lignes, nous en sommes la version V2.3 du 31 juillet 2023, avec 36 cas d’usage analysés.

Pour mieux vous accompagner, une grande partie des experts-comptables et de leurs équipes ont, à l’échelle nationale, déjà suivi des formations sur le sujet. N’hésitez pas à les solliciter : ils sont au cœur du sujet !

Par Pascal Martin-Retord, expert-comptable et commissaire aux comptes.

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